Si vous siégez au conseil d'administration d'une copropriété, une échéance devrait être encerclée dans votre calendrier : le 14 août 2028. C'est la date limite pour que votre syndicat se dote d'un carnet d'entretien conforme et contrairement à bien des paperasses, celui-ci va réellement changer votre façon de budgéter.
Depuis l'entrée en vigueur du règlement d'application de la Loi 16 le 14 août 2025, le carnet d'entretien n'est plus une bonne pratique facultative : c'est une obligation légale pour toutes les copropriétés divises du Québec, du duplex converti à la tour de 200 unités. Voici ce qu'il faut savoir et surtout, comment intégrer cette dépense à votre budget sans panique.
1. Ce que la loi exige maintenant
Le carnet d'entretien est prévu à l'article 1070.2 du Code civil du Québec, introduit par la Loi 16. Le règlement qui le rend applicable (décret 991-2025) a été publié le 30 juillet 2025 et est en vigueur depuis le 14 août 2025.
- Toutes les copropriétés divises sont visées, sans exception de taille. Un petit plex en autogestion est soumis aux mêmes obligations qu'une grande tour.
- Les copropriétés existantes ont jusqu'au 14 août 2028 pour faire établir leur premier carnet la même échéance que pour la première étude du fonds de prévoyance.
- Pour les nouvelles copropriétés, c'est le promoteur qui doit remettre le carnet au syndicat, dans les 30 jours suivant l'assemblée extraordinaire de transition.
- Le carnet fait partie du registre de la copropriété : les copropriétaires peuvent le consulter.
2. Ce que le carnet doit contenir
Le carnet d'entretien, c'est la mémoire de votre immeuble : tout ce qui a été fait, et tout ce qui devra l'être. Concrètement, il documente :
- la description des parties communes matériaux, appareils et équipements qui les composent (toiture, fenêtres, façades, mécanique, etc.) ;
- les composantes des parties privatives dont le syndicat est responsable de l'entretien ;
- l'historique des travaux : entretiens, réparations mineures et majeures, remplacements déjà réalisés ;
- un calendrier prévisionnel des entretiens et travaux à venir, sur un horizon d'au moins 25 ans ;
- les documents utiles : contrats d'entretien en vigueur, garanties, études techniques.
Vous voyez le lien avec vos finances : ce calendrier de travaux sur 25 ans, c'est exactement la matière première de l'étude du fonds de prévoyance. Les deux documents se nourrissent mutuellement le carnet décrit l'état et les besoins de l'immeuble, l'étude les traduit en cotisations annuelles.
3. Qui peut l'établir et qui le tient à jour
Vous ne pouvez pas rédiger le carnet vous-même. Il doit être établi par un professionnel autorisé, membre de l'un de ces ordres : ingénieur (OIQ), architecte (OAQ), technologue professionnel (OTPQ) ou évaluateur agréé (OEAQ), travaillant principalement en gestion, construction, rénovation, évaluation ou inspection immobilière.
Une fois le carnet établi, la routine s'installe :
- le conseil d'administration le met à jour au moins une fois par année, en y consignant les entretiens effectués ;
- un professionnel autorisé le révise périodiquement aux 5 ans en règle générale, ou aux 10 ans pour les copropriétés qui répondent à certains critères prévus au règlement (les plus petites, essentiellement).
Bonne nouvelle pour les coûts : le règlement permet aux inspecteurs en bâtiment de réaliser les relevés de terrain sous la supervision d'un professionnel autorisé, ce qui aide à contenir la facture.
4. Combien ça coûte et comment le budgéter
C'est la question que tout CA se pose, et la réponse honnête est : ça dépend de votre immeuble. La taille, l'âge, le nombre de composantes (ascenseur, garage souterrain, piscine…), la qualité de vos archives et la région font varier les honoraires du simple au multiple. Méfiez-vous des chiffres uniques trouvés en ligne.
La bonne approche, c'est celle de n'importe quel contrat majeur du syndicat :
- Demandez 2 ou 3 soumissions à des professionnels autorisés, en précisant la taille et l'année de construction de l'immeuble.
- Demandez un prix combiné carnet d'entretien + étude du fonds de prévoyance : les deux mandats partagent une bonne partie du travail de terrain, et plusieurs firmes offrent les deux.
- Préparez vos documents avant la visite : plans, historique des travaux, factures, contrats d'entretien. Moins le professionnel doit reconstituer d'information, moins vous payez d'heures.
Côté budget, inscrivez ces honoraires comme une dépense du fonds d'administration (poste « honoraires professionnels »), idéalement répartie sur un ou deux exercices d'ici 2028. Un syndicat qui l'anticipe dès maintenant l'absorbe dans ses cotisations régulières ; un syndicat qui attend 2028 risque de devoir voter une cotisation spéciale pour… un document dont le but est justement d'éviter les cotisations spéciales.
5. Votre calendrier d'ici août 2028
- Dès maintenant : rassemblez l'historique des travaux et les documents techniques ; commencez à consigner systématiquement chaque entretien (date, fournisseur, montant).
- Prochain budget : ajoutez le poste « honoraires professionnels carnet et étude » et allez chercher vos soumissions.
- Bien avant l'échéance : donnez le mandat, faites établir le carnet et la première étude du fonds de prévoyance, puis ajustez les cotisations en conséquence.
- Chaque année ensuite : mise à jour du carnet par le CA, et intégration du calendrier de travaux dans le budget et les prévisions à long terme.
6. Le carnet, meilleur allié de votre budget
Vu de loin, le carnet d'entretien ressemble à une contrainte administrative de plus. En pratique, c'est l'outil qui fait passer votre syndicat du mode « on répare quand ça brise » au mode « on sait ce qui s'en vient et on a l'argent pour ». Un immeuble documenté rassure aussi les acheteurs : l'absence de carnet devient un signal d'alarme lors d'une vente.
Et c'est là que votre gestion financière prend le relais. Le registre des transactions de BudgetCopro vous donne l'historique propre et daté de chaque dépense d'entretien exactement ce que le professionnel vous demandera, et ce que le CA doit consigner chaque année. Le module Prévisions sur 15 ans, lui, permet d'étaler les travaux majeurs du calendrier prévisionnel et de voir immédiatement leur impact sur les cotisations.